Techniki warsztatowe

Prowadzenie warsztatów jest sztuką, wymagającą przede wszystkim doświadczenia, umiejętności pozyskiwania sympatii, zaangażowania i zaufania ludzi oraz znajomości pewnych sztuczek – a raczej technik warsztatowych. Oto kilka z nich:

Technika Open Space

Spotkania organizowane techniką Open Space – czyli Otwartej Przestrzeni – mają bardzo prosty przebieg:

kluczowe znaczenie ma sposób sformułowania tematu: musi być on zarazem ogólny (by uczestnicy mogli swobodnie rozmawiać o tym, co rzeczywiście ich interesuje) oraz konkretny (żeby dyskusja nie uległa rozmyciu);
na początku prowadzący wyjaśnia, jaki jest cel spotkania i na czym polega ta metoda, a następnie prosi uczestników, by zaproponowali kwestie do dyskusji. Propozycje można zapisać na dużych kartkach papieru lub na flipcharcie. Prowadzący może mieć na podorędziu kilka propozycji tematów do dyskusji, na wypadek gdyby uczestnicy byli zbyt onieśmieleni lub gdyby nie przychodziły im do głowy żadne pomysły;
następnie wokół osób, które zgłosiły poszczególne propozycje, zbierają się zainteresowani nimi uczestnicy. Mogą usiąść w kręgu, na podłodze lub na krzesłach. Dyskusja

trwa od kilkudziesięciu minut do półtorej godziny. Co ważne, nikt nie jest przywiązany do wybranej przez siebie grupy: można przenieść się do innej, przechadzać się między grupami, obserwować lub konwersować na uboczu. Grupa dyskutuje ze sobą, wypracowuje wnioski, rekomendacje lub propozycje, które mogą zostać spisane;

następnie – ponownie w dużej grupie – przedstawiciele poszczególnych grupek relacjonują przebieg pracy w ich obrębie i uzyskane konkluzje, lub przedstawiają sporządzony przez siebie raport, udostępniany także pozostałym uczestnikom;
wreszcie uczestnicy planują cele i etapy działań, jakie należałoby podjąć po spotkaniu. Są one spisywane i albo od razu kopiowane dla wszystkich, albo rozsyłane drogą mailową. Najlepiej, jeśli za każde działanie odpowiada jedna, konkretna osoba.

Technika Open Space sprawdza się wtedy, kiedy trzeba w krótkim czasie omówić istotne kwestie.

Jej wynalazcą jest Harrison Owen, który na początku lat 80., przy okazji organizowania międzynarodowego sympozjum, przekonał się, że najciekawsze dyskusje odbywają się w czasie przerw na kawę. Owen i jego współpracownicy zaproponowali cztery zasady i jedno prawo.

Ktokolwiek przyszedł, jest właściwą osobą na właściwym miejscu. Inaczej mówiąc – ludzie, którzy przyszli na spotkanie, rzeczywiście interesują się danym tematem i przypuszczalnie najlepiej przyczynią się do rozwiązania związanych z nim problemów,
Cokolwiek się wydarzy, miało się wydarzyć, czyli: warto się skupiać na tym, co dzieje się w danym momencie, na tej właśnie Sali;
Kiedykolwiek się zaczyna, jest to odpowiedni moment.
Kiedy się skończyło, to się skończyło. Nie warto marnować czasu i sztucznie przedłużać jałowych dyskusji.

Prawo dwóch stóp: jeśli w danej sytuacji nie uczysz się niczego ani do niczego się nie przydajesz, użyj nóg i przenieś się do grupy, która będzie Ci bardziej odpowiadać lub nawet wyjdź na zewnątrz.

Burza Mózgów

Jest to bardzo prosta technika pracy warsztatowej. Sprawdza się, gdy chodzi o zaproponowanie jak najbardziej zróżnicowanych i nowatorskich pomysłów oraz wskazanie rozmaitych sposobów oglądu danego problemu.

Na początku określa się problem, a następnie uczestnicy warsztatu – co najmniej pięć osób, ale nie więcej niż dwanaście – zgłaszają spontanicznie wszelkie pomysły, jakie przyjdą im do głowy, bez oceniania ich wartości i możliwości realizacji. Mogą podchwytywać cudze pomysły, zmieniać je i nadbudowywać na nich własne. Następnie – najlepiej po krótkiej przerwie – wszystkie idee są omawiane, a te zbyt fantazyjne i nieodpowiednie – odrzucane.
W rezultacie grupa wyłania parę najlepszych pomysłów, które następnie poddaje analizie.

W przypadku burzy mózgów problemem jest jednak tzw. syndrom grupowego myślenia, dotyczący zwłaszcza grup, których członkowie dobrze się znają i lubią. Grupę łatwo może zdominować jedna osoba, która przeforsuje swój pomysł, mimo że nie jest on optymalny. Uczestnicy mogą zbyt szybko dojść do porozumienia i nie brać pod uwagę innych dostępnych dróg. Pewnym wyjściem z sy-tuacji jest możliwość zapisywania przez nich pomysłów na kartkach, jednak ogranicza to wymianę myśli i możliwość nadbudowywania pomysłów, która jest zdecydowanym atutem tej techniki.

Kręgi Przyszłości (Futures Wheel)

Technika jest bardziej ustrukturyzowaną odmianą burzy mózgów. Polega ona na tym, że na flipcharcie lub tablicy w okręgu wpisujemy nazwę omawianego trendu, a następnie staramy się wywieść jego bliższe i dalsze konsekwencje. Kolejne kręgi przedstawiają wydarzenia z tego samego poziomu czasowego.

Bywa przydatna, gdy chodzi o planowanie przyszłych działań lub ścieżek rozwoju oraz o znajdowanie związków między wydarzeniami. W każdym z kręgów, rysowanych różnymi kolorami, wydarzenia znajdują się na podobnym poziomie. Ich kolejność można również wizualizować pod postacią drzewka lub piramidy.

Technikę tę warto przećwiczyć z grupą uczestników na jakimś prostym przykładzie.

Internetowe narzędzie do tworzenia kręgów przyszłości znajduje się na stronie www.exploratree.org.uk

Odmianą tej techniki jest mindmaping, czyli rysowanie map myśli. Pozwalają one w sposób graficzny i nielinearny przedstawić rozmaite pomysły, idee i zamierzenia.

Dyskusja w sześciu kapeluszach

Technika ta umożliwia spojrzenie na dany problem z różnych perspektyw. Każdy z „kapeluszy” – które uczestnicy warsztatów mogą sporządzić z kolorowego papieru lub bibuły, ale można je także zastąpić kwiatkami, etykietkami lub inną dowolną oznaką – symbolizuje inne podejście.

Biały kapelusz oznacza analizę dostępnych danych. Czerwony – pozwala na wyrażanie emocji. Czarny kapelusz to rozważanie najgorszych scenariuszy i zagrożeń, a żółty – optymistyczne wskazywanie korzyści i szans. Zielony kapelusz symbolizuje kreatywność i szukanie alternatywnych rozwiązań, a niebieski – kontrolę i organizację.

Zakładając „kapelusze”, uczestnicy dyskusji dystansują się od swoich opinii, a zarazem mogą swobodnie wyrażać emocje, proponować niestandardowe rozwiązania
i dyskutować bez obawy przed utratą twarzy.

Kapelusze można zakładać w dowolnym porządku lub też ustalić pewne zasady. Np. dobrze jest rozpocząć dyskusję od wysłuchania „niebieskiego”, optymistyczne postulaty „żółtego” puentować pesymistycznym oglądem „czarnego”, a „czerwonego” używać do oceny, czy zgłoszony pomysł zyskuje aprobatę. Można również podzielić uczestników na podgrupy i każdej z nich przydzielić jeden kapelusz – jeden ogląd danego problemu.

Metodę tę zaproponował i opisał Edward de Bono w książce Sześć kapeluszy, czyli sześć sposobów myślenia (Wydawnictwo Medium, Warszawa 1997).

Dychotomie

Technika ta polega na przedstawieniu grupie prostych dychotomii. Na tablicy lub flipcharcie zapisujemy dwa pytania i prosimy uczestników o przyporządkowanie kilku aktorów/instytucji lub grup, które najlepiej wpisują się w daną kategorię.

„Życzenia do Złotej Rybki”

Uczestników warsztatów dzielimy na pięcio- lub sześcioosobowe grupy, a następnie prosimy, by każda z nich w trakcie kilkunastominutowej dyskusji uzgodniła trzy życzenia do złotej rybki w odniesieniu do danego problemu. Życzenia te wypisywane są następnie na tablicy lub flipcharcie i dyskutowane przez wszystkich uczestników pod kątem ich ważności, adekwatności i możliwości realizacji.

Mapy

Mapy to metoda pozwalająca zidentyfikować na planie danego obszaru miejsca wyróżniające się konkretną cechą. Do tej techniki konieczne jest wcześniejsze przygotowanie powiększonej mapy terenu, o którym chcemy rozmawiać, oraz odpowiedniej liczby przezroczystych kalek kreślarskich. Każdy z uczestników (lub każda grupa) zaznacza na kalce przyłożonej do mapy te miejsca, które jego (jej) zdaniem najlepiej spełniają wcześniej określone kryteria. Na koniec łączymy wszystkie kalki i krótko omawiamy zaznaczenia ze szczególnym uwzględnieniem tych, które się pokrywają.
Interesujące metody prowadzenia warsztatów, szkoleń i zajęć można znaleźć na stronie Methapedia: pl.methopedia.eu.