Uczestnicy konsultacji społecznych

Przygotowując się do przeprowadzenia konsultacji, musisz odpowiedzieć na trzy pytania:

• kogo dotyczy dany problem?
• kto jest nim zainteresowany?
• kto może się przyczynić do jego rozwiązania?

Mapa interesów

Nie szczędź czasu na rozpoznanie kontekstu sytuacyjnego. Rozrysuj mapę aktorów, którzy mogą być zainteresowani procesem konsultacji.
Zastanów się nad:

• interesami, jakie wiążą ich z konsultowanym problemem,
• powiązaniami między nimi i możliwością tworzenia się koalicji lub opozycji,
• potencjalnym wkładem w proces konsultacyjny.

Weź pod uwagę:

• władze centralne i samorządowe,
• instytucje publiczne,
• organizacje pozarządowe,
• fundacje,
• aktywistów,
• firmy prywatne,
• media,
• instytucje akademickie i badawcze,
• ekspertów w danej dziedzinie.

Dlaczego stworzenie mapy interesów wokół konsultowanej kwestii jest takie ważne?

• Pominięcie ważnego aktora może wzbudzić zastrzeżenia co do neutralności całego procesu konsultacji ze strony obserwatorów zewnętrznych.
• Wykluczony aktor może dążyć do podważenia wiarygodności konsultacji, dając wyraz swojemu niezadowoleniu np. w lokalnych mediach.
• Wykluczenie jednego z aktorów może obniżyć poziom rzetelności konsultacji – pewne opinie i stanowiska nie zostaną wzięte pod uwagę.

Pamiętaj, że to Ty i Twoja instytucja decydujecie o tym, kogo zaprosić. Zdarza się, że aktorzy odmawiają sobie wzajemnie prawa do uczestnictwa w konsultacjach, np. firmy prywatne, dążące do zbudowania centrum handlowego na obszarze podmiejskim, mogą negować obecność organizacji ekologicznych, a nawet określać je mianem „ekoterrorystów”. Proces konsultacji może zostać „przechwycony” przez jednego z aktorów, roszczącego sobie prawo do wyłącznego wypowiadania się w danej kwestii. Niekiedy zaś instytucje mające największy wpływ na konsultowaną kwestię niechętnie angażują się w proces konsultacji.

Konsultacje nie muszą przebiegać – i najczęściej nie przebiegają – w spokojnej atmosferze. Rzadko istnieje jedna, powszechnie przyjmowana wizja rozwoju danej miejscowości, wykorzystania przyszkolnego boiska czy przebudowy ulicy. Rezultatem konsultacji nie musi być kompromis! Często chodzi również o stworzenie protokołu rozbieżności. Nie staraj się na siłę upraszczać złożonych kwestii i zmuszać do zgody tam, gdzie jej nie ma.

Rola organizacji pozarządowych w procesie konsultacyjnym

Organizacje pozarządowe są cennym i naturalnym sojusznikiem w procesie organizowania konsultacji.

Po pierwsze, w organizacjach pozarządowych działają osoby żywotnie zainteresowane wprowadzaniem zmian społecznych – dużych i małych – w otaczającej je rzeczywistości. Członkowie organizacji pozarządowych często są świetnie zorientowani w bolączkach lokalnej społeczności i potrafią wskazać obszary, na których zmiany są najbardziej potrzebne. Ich wiedza i wrażliwość społeczna są przydatne w procesie precyzowania tematu konsultacji.

Po drugie, wiele organizacji bezpośrednio zajmuje się wspieraniem rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce. Uczestnictwo w konsultacjach społecznych lub pomoc w ich organizacji wpisuje się w ich misję. Nawiązanie współpracy z organizacją pozarządową najczęściej jest równoznaczne z pozyskaniem zaangażowanych sojuszników, najczęściej skłonnych do działań wolontariackich.

Po trzecie, organizacje pozarządowe dysponują rozbudowaną siecią kontaktów: są powiązane z innymi organizacjami pozarządowymi, również międzynarodowymi. Mogą zatem szybko zbierać i przekazywać informacje ważne dla procesu konsultacyjnego.

Po czwarte, dysponują one doświadczeniem i konkretnymi kompetencjami, również w dziedzinie prowadzenia konsultacji społecznych. Możesz np. poprosić je o profesjonalne wsparcie w prowadzeniu warsztatów lub o skontaktowanie z doświadczonym trenerem, który nimi pokieruje.

Warto jednak pamiętać o tym, by nie traktować organizacji pozarządowych jako jedynego prawomocnego reprezentanta społeczeństwa obywatelskiego. Niekiedy mają one charakter niszowy, zdarzają się również organizacje powiązane z określoną opcją polityczną lub ideologiczną.

Warsztaty przedkonsultacyjne

Jeszcze przed przeprowadzeniem konsultacji warto zorganizować serię warsztatów informacyjnych dla kluczowych interesariuszy, organizacji pozarządowych i mediów. Warsztaty powinny tworzyć przestrzeń negocjacyjną, tzn. zbudować możliwość ścierania się sprzecznych poglądów i dochodzenia do kompromisów.

Dla Ciebie będą też okazją do zidentyfikowania głównych obszarów konfliktu oraz aktorów dysponujących największym wpływem, którzy mogą zdominować proces konsultacji. Dla interesariuszy – do przedstawienia własnych argumentów i poznania argumentów innych oraz do oswojenia się z sytuacją. Dla dziennikarzy – do zapoznania się z tematem.

Warto ugruntować kontakty z dziennikarzami. Można utworzyć listę mailingową i tą drogą rozsyłać im informacje dotyczące konsultowanej kwestii lub specjalnie przygotowane briefingi.

Ponadto:

Łącz siły z innymi instytucjami publicznymi. Konsultacje prowadzone przez kilka współpracujących instytucji zyskują większą wiarygodność. Wykorzystuj sieci komunikacyjne, informacyjne i logistyczne, jakimi dysponują organizacje pozarządowe.

Nie odmawiaj ludziom prawa i chęci do podejmowania dobrowolnych działań na rzecz dobra publicznego. Proś ekspertów (architektów, planistów, inżynierów, ekologów) o wsparcie techniczne, a osoby znane z mediów – o wsparcie wizerunkowe.

Pamiętaj, że współpraca i zaufanie władz publicznych, zwłaszcza lokalnych, są niezbędnymi warunkami udanego procesu konsultacji społecznych. Nierzadko osoby sprawujące władzę nieufnie podchodzą do idei konsultacji, uważając, że podważa ona mandat przedstawicielski władzy wybieranej w regularnych wyborach, lub traktując ją jako marnotrawienie czasu i pieniędzy podatników. Nie zwalczaj takiego stanowiska, ale przekonuj. Stwórz sobie listę argumentów wskazujących korzyści płynące z konsultacji. Zastanów się nad zorganizowaniem warsztatów lub cyklu szkoleń dla urzędników.

Nie wahaj się korzystać z pomocy uniwersytetów lub szkół wyższych, również prywatnych. Zagadnieniem partycypacji obywatelskiej, demokracji deliberatywnej i konsultacji społecznych zajmuje się obecnie wielu socjologów i politologów, którzy chętnie dzielą się swoją wiedzą w zamian za możliwość nabywania praktycznych doświadczeń.

Ostrożnie stąpaj po grząskim gruncie polityki. Zaproszenie znanego polityka do współpracy może zwiększyć medialność przedsięwzięcia, ale zarazem podważyć jego wiarygodność.

Dobór uczestników konsultacji: trochę o niuansach badań społecznych

Najważniejszą sprawą jest określenie adresata konsultacji społecznych, to znaczy tej części społeczeństwa, która jest – lub powinna być – bezpośrednio i żywotnie zainteresowana rezultatem konsultacji oraz będzie w nich uczestniczyła.

I tu musisz się zastanowić – mając w pamięci specyfikę konsultowanej kwestii – nad węższym lub szerszym charakterem konsultacji, który pozwoli uwzględnić najważniejsze głosy, interesy i potrzeby społeczne.

Zdarza się, że konsultowana kwestia dotyczy i interesuje określonych ludzi, organizacje czy społeczności, lub też dyskutować nad nią mogą tylko eksperci. Wówczas dobór nie będzie reprezentatywny dla całego społeczeństwa, lecz nabierze charakteru celowego. Zapraszamy do udziału w rozmowach np. mieszkańców danego bloku, przedstawicieli organizacji pozarządowych z danego miasta lub architektów-planistów.

Najczęściej jednak konsultacje mają angażować całą społeczność lokalną, a nawet – całe społeczeństwo. Należy się wówczas zastanowić, czy powinny to być konsultacje powszechne, czy też reprezentatywne.

W przypadku powszechnego dostępu do procesu konsultacji udział w nich może wziąć każdy zainteresowany obywatel.

Trzeba wówczas zwrócić uwagę na kilka kwestii:

• do odpowiedniego poinformowania ludzi o temacie, miejscu i terminie konsultacji;
  Informacji tych nie należy umieszczać na przysłowiowej tablicy za kwiatkiem na trzecim piętrze w jednym z urzędów lub w Biuletynie Informacji Publicznej, czytanym tylko przez pasjonatów i urzędników. Najlepiej wykorzystać takie kanały informacyjne jak lokalne media.
• do właściwej dystrybucji materiałów informacyjnych.
  Musisz się upewnić, że wszyscy zainteresowani obywatele mają dostęp do informacji potrzebnych do podjęcia dobrych decyzji.

Dobrym pomysłem jest wystawienie tablicy informacyjnej w często uczęszczanym miejscu, np. w szkole, gdzie będą ją mogli obejrzeć rodzice odbierający dzieci, w lokalnej bibliotece, w parku, w centrum handlowym, w warzywniaku na osiedlu, w domu kultury, pod kościołem.

Możesz również założyć stronę lub podstronę internetową dotyczącą konsultacji, gdzie będzie można umieścić materiały informacyjne. Pamiętaj jednak, że nie wszyscy mają dostęp do Internetu. Możesz w ten sposób wykluczyć z dostępu do informacji osoby starsze lub mniej zamożne.

Pamiętaj, że informacje powinny być przedstawione w sposób przejrzysty i łatwy do zrozumienia, tak aby mogli je pojąć ludzie o różnym wykształceniu i pochodzeniu społecznym. Wykorzystuj schematy i rysunki. Rozbijaj tekst na mniejsze części. Badania socjologiczne pokazują, że większość społeczeństwa nie jest w stanie zrozumieć treści pierwszej strony gazety.

Co to znaczy, że uczestnicy konsultacji stanowią grupę reprezentatywną?

Tyle, że reprezentują całe społeczeństwo, daną społeczność lokalną lub grupę społeczną. Reprezentatywność polega na tym, że tworzymy próbę statystyczną, która pozwoli nam wnioskować o całej populacji – preparujemy dla celów badawczych społeczeństwo w miniaturze.

W tym celu potrzebny jest operat losowania, to znaczy pewien zidentyfikowany zbiór osób, z których wylosujemy próbę. Może nim być rejestr wyborców lub spis użytkowników telefonów, ale najlepsze rezultaty otrzymuje się przy losowaniu próby opartej o bazę PESEL (czyli Powszechnego Elektronicznego Spisu Ewidencyjnego Ludności), która jest najbardziej kompletna i aktualna. Operat dostarcza Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji na wniosek zainteresowanej instytucji. Jego pozyskanie jest najczęściej płatne (z opłat bywają zwalniane instytucje edukacyjne).

Istnieje kilka odmian doboru losowego reprezentatywnego:

• prosty losowy: każdy, kto figuruje w operacie losowania, ma taką samą szansę, by zostać wylosowanym do udziału w konsultacjach;
• losowy warstwowy: wybieramy zmienne, które są istotne w odniesieniu do danej populacji (np. płeć, wiek, wykształcenie, dochód), i za ich pomocą dzielimy próbę, a następnie dokonujemy losowania w obrębie warstw. Dzięki temu możemy dobrać uczestników konsultacji w taki sposób, że będą równo reprezentowane poszczególne grupy wiekowe lub kobiety i mężczyźni.

W przypadku doboru kwotowego wyznaczamy zmienne warstwujące i dokonujemy podziału próby, ale nie dokonujemy losowania, tylko kierujemy się kryterium dostępności osób. Jest to zatem sposób mniej reprezentatywny.

Reprezentatywny dobór uczestników konsultacji to zadanie skomplikowane i wymagające dużego doświadczenia. Dlatego najprostszym – choć nie najtańszym – wyjściem będzie wynajęcie firmy specjalizującej się w badaniach społecznych. Najczęściej dysponują one własnym operatem losowania, a poza tym mogą nie tylko wylosować próbę, lecz także przeprowadzić rekrutację (osobistą lub telefoniczną) oraz przekazać osobom, które wyrażą zgodę na udział w konsultacjach, materiały informacyjne.

Pamiętaj jednak, żeby kontrolować sposób prowadzenia rekrutacji przez firmę prywatną. Inaczej w dniu konsultacji możesz ze zdziwieniem stwierdzić, że „reprezentatywnie” dobrani uczestnicy świetnie się znają, bo pochodzą z jednego akademika lub z tej samej rodziny.

Rekrutacja

Jeśli wybrałeś/aś już odpowiednią metodę doboru uczestników, przed Tobą kolejny krok: proces rekrutacji.

Jeśli konsultacje mają mieć charakter powszechny, rekrutacja będzie sprowadzała się do dobrze przeprowadzonej akcji informującej o ich celu, miejscu i terminie.
Jeśli natomiast konsultacje mają angażować mniejszą (reprezentatywną) grupę osób, wybrani do nich ludzie muszą dostać osobiste zaproszenie, bezpośrednio lub przez telefon. Do tego celu możesz wykorzystać wolontariuszy, stażystów lub profesjonalną firmę zajmującą się badaniami rynku. Ten ostatni wariant wiąże się z niemałymi kosztami, ale pozwala przeprowadzić rekrutację szybko i sprawnie.

Rekrutację przez telefon można połączyć z niewielkim sondażem opinii dotyczących konsultowanej kwestii. Dzięki temu poznasz wstępny rozkład stanowisk, będziesz mógł/mogła ulepszyć materiały informacyjne i wskazać moderatorom możliwe wersje przebiegu dyskusji.

Dopilnuj, aby zaproszenie na konsultacje było przekazywane w atrakcyjnej, ale prostej formie. Udział w konsultacjach społecznych wymaga podjęcia wysiłku: ludzi trzeba zachęcić, żeby po pracy lub w weekend przyszli debatować nad jakąś kwestią.

Badania socjologiczne pokazują, że Polacy niezbyt chętnie uczestniczą w życiu publicznym i politycznym, o czym najlepiej świadczy niezbyt wysoka frekwencja wyborcza. Konsultacje społeczne mają być z założenia metodą zwiększania udziału zwykłych ludzi w procesie podejmowania istotnych decyzji, ale dotyczą ich wszystkie ograniczenia publicznej partycypacji.

Co sprawia, że ludzie niechętnie uczestniczą w konsultacjach społecznych?

• Nie wierzą w ideę konsultacji społecznych i w możliwość dokonywania zmian: są przekonani, że i tak „wszystko już zostało zdecydowane”.
• Często obawiają się wchodzenia w nieznaną sytuację społeczną: boją się, że nie „będą potrafili się zachować”, że to „nie dla nich”, że nie będą dysponowali odpowiednią wiedzą. Dotyczy to zwłaszcza osób o gorszym wykształceniu, pochodzących z niższych klas społecznych, starszych lub należących do wykluczonych grup etnicznych.
• Nierzadko realnie nie mają czasu: dlatego trzeba umiejętnie dobrać moment przeprowadzenia konsultacji.

Jak można temu zaradzić?

• Po pierwsze, motywuj, argumentuj, zachęcaj do uczestnictwa. Polacy nie zdążyli jeszcze oswoić się z ideą konsultacji społecznych – i to Ty masz ich do niej przekonać! Twoim zadaniem jest też dobre przeprowadzenie konsultacji, tak żeby ludzie nabrali do nich zaufania
  na przyszłość.
• Po drugie, uwiarygodnij proces konsultacji, nadając im regularny charakter. Innymi słowy, staraj się przeprowadzać je jak najczęściej, po to, żeby przyzwyczaić ludzi do tego, że są normalnym elementem procesu podejmowania decyzji. Sam/a staraj się traktować je jako pewien stały element funkcjonowania Twojej instytucji. Pokazuj realny wpływ decyzji podjętych w czasie konsultacji.
• Po trzecie, uznaj, że Twój ogląd problemu może się różnić od perspektywy zwykłych ludzi. Pogódź się z myślą, że część osób jest mało zainteresowana własnym otoczeniem. Tematy konsultacji często wydają się im zbyt abstrakcyjne i oddalone od ich codziennego doświadczenia. Pracownicy instytucji publicznych lub organizacji pozarządowych widzą daną kwestię „od góry”, we wszystkich jej aspektach strukturalnych i finansowych, na tle innych problemów społecznych. Natomiast ludzi najczęściej interesuje to, co dzieje się w ich bezpośrednim otoczeniu. Mniej ich obchodzi generalna przebudowa ulicy, a bardziej – brak oświetlenia w bramie, w której gromadzą się narkomani. Postaraj się zatem, aby cel konsultacji był zrozumiały i przyziemny, a także, by dawał ludziom poczucie rzeczywistego wpływu na rzeczy dla nich istotne.
• Po czwarte, zastanów się nad dodatkowymi zachętami do uczestnictwa w konsultacjach:
  • dobrym dojazdem komunikacją miejską do miejsca ich przeprowadzania,
  • terminem ich przeprowadzenia, o czym wspominaliśmy powyżej,
  • bonusami. Mogą to być np. karty miesięczne na komunikację miejską, karty parkingowe, bilety do kina, karty rabatowe na zakupy w sklepie lub supermarkecie,
  • niewielkim wynagrodzeniem.

Kwestia wynagrodzenia za udział w konsultacjach może wydawać się kontrowersyjna. Nie jest to jednak „kupowanie” zainteresowania i udziału ludzi w konsultacjach, ale wynagradzanie im poświęconego czasu, który mogliby wykorzystać na pracę lub wypoczynek.

Wynagrodzenie powinno wysokością dorównywać standardowemu wynagrodzeniu za dzień pracy (zgodnie ze średnią krajową). Warto jednak sprawdzić, jaka kwota jest zwolniona od podatku.

Wynagrodzenie i inne bonusy powinny być rozdawane po zakończeniu konsultacji. W innym razie istnieje ryzyko, że część osób po ich pobraniu wróci do domu.

Istnieją dziesiątki metod prowadzenia konsultacji społecznych. Warunkiem udanych konsultacji jest dopasowanie metody do specyfiki konsultowanego problemu.