Czego potrzeba do przeprowadzenia konsultacji?

Aby sprawnie przeprowadzić konsultacje spoczne potrzebnych nam bdzie kilka podstawowaych zasobów.

Sala

• Konsultacje powinny być przeprowadzone w miejscu, do którego łatwo można dojechać komunikacją publiczną.
• Pamiętaj o ułatwieniach dla osób niepełnosprawnych.
• Liczba potrzebnych pomieszczeń zależy od wybranej przez Ciebie metody konsultacji, np. do przeprowadzenia sondażu deliberatywnego potrzeba kilkunastu mniejszych sal i jednej większej, do zebrań plenarnych.
• Ważne jest zagospodarowanie sali: najlepiej, gdy dysponujemy „okrągłym stołem” lub krzesłami ustawionymi w okrąg. Ułatwia to dyskusję, gdyż wszyscy czują się jednakowo uprawnieni do zabierania głosu: stoły ustawione w rzędzie przywodzą na myśl lata szkolne, a bardzo często osoby najbardziej elokwentne siadają z przodu i monopolizują spotkanie.
• W sali powinny się znaleźć:
  • tablica suchościeralna lub flipchart wraz z pisakami.
  • zwykła tablica szkolna nie jest najlepszym wyborem: jest niewygodna, trudno się na niej pisze, a co najważniejsze: przywołuje wspomnienia ze szkoły i odbiera niektórym ludziom chęć do dyskusji;
  • dyktafon (nagranie dyskusji jest konieczne do jej późniejszej analizy);
  • niekiedy – laptop i rzutnik;
  • mikrofon (jeśli sala jest duża);
  • woda, kawa i herbata;
  • notatnik i długopis lub ołówek dla każdego uczestnika konsultacji.

Catering

• W trakcie konsultacji uczestnicy powinni mieć dostęp do wody, kawy, herbaty, opcjonalnie także do ciastek lub kanapek.
• Jeśli konsultacje trwają cały dzień, ich uczestnikom należy zapewnić lunch. Najtańszą opcją jest zamówienie tzw. szwedzkiego stołu. Możesz również zastanowić się nad zamówieniem pizzy. Poszukaj sponsora – np. lokalnej pizzerii, restauracji lub producenta żywności – który mógłby sfinansować posiłek dla uczestników.
• Jeśli lunch przedziela sesje konsultacji, postaraj się, aby trwał jak najkrócej. Zdarza się, że uczestnicy w trakcie posiłku „przegadują” ze sobą najważniejsze kwestie, a później nie mają już zapału do uczestniczenia w dyskusji.

Moderator

• Moderować wg „Słownika wyrazów obcych” PWN to ‘uspokajać, łagodzić napięcia między ludźmi’, a zarazem ‘kierować dyskusją’.
• Moderator ułatwia dyskusję i delikatnie steruje jej przebiegiem, pilnując np. aby uczestnicy nie schodzili zbytnio z tematu lub nie poświęcali zbyt dużo uwagi tylko jednemu z aspektów sprawy.
• Dba, by wszyscy równomiernie uczestniczyli w dyskusji. Umie zachęcać tych, którzy wstydzą się wypowiadać publicznie, a także tonować osoby nazbyt gadatliwe, które „przechwytują” konsultacje.
• Dobry moderator jest przezroczysty – mówiąc żartobliwie: jest, a jakby go nie było. Nie wyraża swoich poglądów, nawet mową ciała. Ważne, by był postrzegany jako osoba całkowicie neutralna, dlatego tej roli nie może pełnić nikt, kto jest związany z instytucją, która przeprowadza konsultacje, lub z jednym z interesariuszy.
• Wbrew pozorom, moderowanie wymaga olbrzymich umiejętności. Moderator powinien wykazywać się dużym doświadczeniem, taktem i kulturą osobistą.

Animator warsztatów

• Animować to inaczej: ożywiać, uaktywniać, zachęcać do podejmowania działań.
• Animator to osoba, która potrafi zachęcić uczestników warsztatów do kreatywności i ożywionego udziału w nich.
• Zna rozmaite metody zachęcania ludzi do tego, by wypowiadali swoje poglądy i proponowali innowacyjne pomysły.
• Powinien być osobą sympatyczną, łatwo nawiązującą kontakty i energiczną.

Materiały informacyjne

• Nie każda metoda konsultacji wymaga rozdawania ich uczestnikom materiałów informacyjnych, jednak bywają one bardzo pomocne w określaniu treści dyskusji. Poinformowani obywatele dyskutują bardziej konkretnie i pragmatycznie – po prostu wiedzą, o czym mówią.
• Materiały informacyjne powinny być:
  • klarowne,
  • zrozumiałe dla niemal każdego odbiorcy, to znaczy napisane prostym językiem, krótkimi zdaniami, bez trudnych wyrazów i nieznanych przeciętnemu człowiekowi sformułować. Unikaj języka zbyt formalnego lub urzędniczego,
  • estetyczne i poręczne. Najwygodniejsza jest forma broszurki, np. w formacie B5,
  • krótkie – powinny liczyć nie więcej niż 25 stron, rozbite na krótsze sekcje za pomocą wypunktowań, wytłuszczeń, śródtytułów oraz uatrakcyjnione przy pomocy prostych tabelek, rysunków, zdjęć czy diagramów.

Rozważnie korzystaj z umieszczonych w Internecie zdjęć, rysunków i tekstów. Często są one objęte prawami autorskimi.

• Nierzadko w trakcie konsultacji okazuje się, że ich uczestnicy – z różnych względów – nie przeczytali lub nie zrozumieli materiałów informacyjnych. Możesz temu zaradzić, prosząc moderatora, żeby przed przystąpieniem do dyskusji omówił z uczestnikami zawartość materiałów, lub przedstawił je uczestnikom w formie krótkiej (piętnastominutowej) prezentacji multimedialnej.